test فصول الكتاب test

15 طريقة مثلي لاستخدام الهاتف | الخطوات الذكية

1- حدد التاريخ والوقت المناسب لإجراء مكالماتك مع الأطراف الأخري:

        لأن هذا سيزيد من فرص قيام الطرف الآخر بالرد علي مكالمتك.

2- قبل قيامك بالاتصال حدد المواضيع التي ستناقشها والنتائج المحددة التي تود تحقيقها:

        لا تجعل المحادثة تخرج عن إطار هاتين النقطتين.

3- قبل طلب الرقم، استحضر الشخص الذي سوف تطلبه في ذهنك:

        عليك أن تتخيل رد فعل ذلك الشخص علي ما سوف تقوله بناء علي معرفتك به.

4- كن لطيفاً حين ترد علي الهاتف:

        إذا لم تتمكن من محادثة الشخص المعني فلا تتذمر ولا تعترض علي جعلك تنتظر علي الخط فقد تحتاج فيما بعد إلي مساعدة الشخص الذي علي الخط الآخر.

5- أترك رسائل تعطي نتائج:

        عليك أن تتصرف بطريقة تجعل الطرف الآخر راغباً في مساعدتك. فبدلاً من أن تقول له: "أبلغه بأني اتصلت به" جرب أن تقول له: "لقد اتصلت به كما طلب مني". وعليك عندما لا تستطيع أن تشعره بأهمية مكالمتك أن تضفي شيئاً من المرح علي حديثك وإذا استطعت أن تجعله يشاركك المرح فعلي الأرجح ستتلقى رداً علي مكالمتك.

6- أما إذا زاد الشخص المعني علي الهاتف فعليك أن تسأله إن كان لديه الوقت للحديث:

        ومن الأسئلة التي يمكن أن تستعملها: "هل هذا وقت مناسب لأتحدث إليك"؟ لا تستعمل أبدأ عبارة: "هل أنت مشغول"؟.

7- حاول ما أمكن أن ترد علي هاتفك شخصياً وأن تطلب مكالمتك مباشرة:

        فبذلك تضفي علي المكالمة لمستك الشخصية.

8- لا تجعل موظف التحويلة لديك يسأل الشخص المتصل بك عن موضوع المكالمة:

        إن ذلك كفيل بإثارة ضيق الكثير من الناس، لأنهم لا يرغبون أن يبحثوا الأمر مع موظف التحويلة بل يودون أن يناقشوه معك أنت أو يشيروا لسكرتيرك الشخصي.

9- حاول جاهداً أن تستعمل لغة مفعمة بالحيوية:

        أعط تفاصيل كاملة واضحة دقيقة إن لزم الأمر بصوت واضح متدفق ودي.

10- تجنب القيام بأي عمل أثناء مكالمتك الهاتفية:

        ذلك أن قيامك بالطباعة أو الكتابة أو القراءة أو الخربشة لابد أن يزعج الطرف الآخر والذي سوف يشعر بالتأكيد بانشغالك عنه من لهجة صوتك.

11- إذا كانت الرسالة التي تود إبلاغها تحتوي علي معلومات معقدة ومفصلة ومهمة فمن الأفضل أن تقوم بإبلاغها عن طريق المقابلة الشخصية أو برسالة خطية:

        أنك لا تعرف مدي الجهد الذي يبذله ذلك الشخص لفهم ما تقول بالهاتف. عندما ترسل مثل هذه المعلومات علي الورق أو الفاكس أو الكمبيوتر تكون أكثر فاعلية.

12- فور الانتهاء من مكالمة هاتفية مهمة أكتب مذكرة بما دار فيها:

        ذلك أنك قد تحتاج إليها لاحقاً.

13- متي حققت الغرض من مكالمتك أنه الحوار:

        تخلص من الذين يحبون الثرثرة إما بإبلاغهم أن لديك عملاً مهماً أو بإنهاء المكالمة عندما يكون الحديث من قبلك بطريقةمناسبة لبقة.

14- أعمل سجلاً مناسباً:

        سجل فيه ما تم الاتفاق عليه في المكالمة أو أن كانت هناك إجراءات لاحقة يجب اتخاذها.

15- عليك أن تقوم بتقييم الأثر الذي قد يتركه جهاز الرد علي المكالمات علي عملك:

        إن الكثير من العملاء أو المتصلين قد يشعرون بالإحباط عندما ترد عليهم آلة الرد علي المكالمات الهاتفية، وإن معظم هذه الأجهزة قد تكون مناسبة لأفراد العمل ولكنها غير مناسبة للعملاء.

test مختارات من الكتاب test test