11وسيلة لجعل الأعضاء يقرأون البريد المرسل إليهم عن الاجتماع قبل انعقاده | الخطوات الذكية

1- أرسل إليهم البريد الذي يجب أن يقرؤوه قبل الاجتماع:

        هناك أوراق يمكن أن يقرؤوها خلال الاجتماع.

2- لخص الوثائق المطولة:

        كلما زاد حجم المادة المطلوب قراءتها قل احتمال قراءتها من الجميع، وإذا كان الأعضاء بحاجة إلي ملخص فالأفضل أن تعطيهم الملخص الذي تقوم به أنت.

3- أترك مساحات واسعة بين العناوين الرئيسية:

        أعط القراء فسحة للتنفس والتفكير.

4- أترك مسافة مزدوجة أو مسافة ونصف بين الأسطر:

        إن المطبوعات التي تفصل بين أسطرها مسافة واحدة تتعب النظر بسرعة.

5- حدد الصفحات التي ترسل إلي أعضاء المجموعة بصفحة واحدة:

        استخدم الملاحق لإعطاء المزيد من المعلومات.

6- نوع من النماذدج التي تستعملها ومن لون الورق ومن شكل الطباعة ومن توقيت إرسال الرسائل:

        خذ بعين الاعتبار أن تستعمل ألواناً معينة لمواضيع معينة علي جدول الأعمال.

7- أجعل مراسلاتك تتخذ السمة الشخصية:

        كما استعملت كلمة "أنت" في المخاطبة كلما كان ذلك أفضل.

8- ضع إشارة أو أبرز المواضيع الأساسية التي يجب قراءتها:

        إن القارئ سوف يختار ما يقرأ فساعده علي اتخاذ القرار الأفضل.

9- أسمح بعض الوقت في بداية الاجتماع ليتمكن الأعضاء من مراجعة الوثائق التي بين أيديهم:

        عليك أن تقوم بذلك علي وجه الخصوص حين تشك في أن بعض الأعضاء لم يقم بقراءة المواد الضرورية.

10- قم بسرعة بتلخيص الوثائق المهمة للأعضاء:

        لا تبدو متعالياً أو ناقداً حينما تقوم بذلك.

11- عليك أن تعتبر التعليقات التي يوجهها الأعضاء الذين يبدو أنهم لم يقرؤوا الوثائق علي أنها "نقطة خارج النظام":

        وضح للأعضاء أن بعض الأوراق التي قدمت تعاني من نقص في المعلومات وهذا سيشجع الأعضاء الذين يرغبون في الكلام علي القراءة.