11وسيلة لجعل الأعضاء يقرأون البريد المرسل إليهم عن الاجتماع قبل انعقاده | الخطوات الذكية
1- أرسل إليهم البريد الذي يجب أن يقرؤوه قبل الاجتماع:
هناك أوراق يمكن أن يقرؤوها خلال الاجتماع.
2- لخص الوثائق المطولة:
كلما زاد حجم المادة المطلوب قراءتها قل احتمال قراءتها من الجميع، وإذا كان الأعضاء بحاجة إلي ملخص فالأفضل أن تعطيهم الملخص الذي تقوم به أنت.
3- أترك مساحات واسعة بين العناوين الرئيسية:
أعط القراء فسحة للتنفس والتفكير.
4- أترك مسافة مزدوجة أو مسافة ونصف بين الأسطر:
إن المطبوعات التي تفصل بين أسطرها مسافة واحدة تتعب النظر بسرعة.
5- حدد الصفحات التي ترسل إلي أعضاء المجموعة بصفحة واحدة:
استخدم الملاحق لإعطاء المزيد من المعلومات.
6- نوع من النماذدج التي تستعملها ومن لون الورق ومن شكل الطباعة ومن توقيت إرسال الرسائل:
خذ بعين الاعتبار أن تستعمل ألواناً معينة لمواضيع معينة علي جدول الأعمال.
7- أجعل مراسلاتك تتخذ السمة الشخصية:
كما استعملت كلمة "أنت" في المخاطبة كلما كان ذلك أفضل.
8- ضع إشارة أو أبرز المواضيع الأساسية التي يجب قراءتها:
إن القارئ سوف يختار ما يقرأ فساعده علي اتخاذ القرار الأفضل.
9- أسمح بعض الوقت في بداية الاجتماع ليتمكن الأعضاء من مراجعة الوثائق التي بين أيديهم:
عليك أن تقوم بذلك علي وجه الخصوص حين تشك في أن بعض الأعضاء لم يقم بقراءة المواد الضرورية.
10- قم بسرعة بتلخيص الوثائق المهمة للأعضاء:
لا تبدو متعالياً أو ناقداً حينما تقوم بذلك.
11- عليك أن تعتبر التعليقات التي يوجهها الأعضاء الذين يبدو أنهم لم يقرؤوا الوثائق علي أنها "نقطة خارج النظام":
وضح للأعضاء أن بعض الأوراق التي قدمت تعاني من نقص في المعلومات وهذا سيشجع الأعضاء الذين يرغبون في الكلام علي القراءة.